Gestión de PQRS y tutelas · Colombia
Menos riesgo. Más control.
FlexPQR clasifica, radica y responde PQRS y tutelas desde el correo que su entidad ya usa, con plazos legales que no dependen de que alguien se acuerde.
Diseñado para el marco legal colombiano:
Ley 1755 de 2015 · Ley 1581 de 2012 · Decreto 2591 de 1991
Menos riesgo. Más control.
En Colombia una PQRS vencida es una sanción y una tutela vencida es un desacato. Esta versión hace que ninguna de las dos dependa de que alguien “se acuerde”.
100%
de los casos con gestor asignado
x6
cobertura de detección de cédula
+461
documentos detectados automáticamente
357
tests automáticos antes de cada despliegue
Asignación automática total
Todo caso entra clasificado con IA y asignado a un gestor desde el primer minuto, reasignable en un clic. Nada queda esperando a que alguien lo reclame: 100% de los casos con dueño.
Módulo de tutelas con semáforo de plazos
Detección automática del correo de tutela —incluso de juzgados—, semáforo de 5 estados calculado en el servidor en horas hábiles, PQRs previos del mismo demandante vinculados y rendición de informe solo con permiso de firma.
Ver el módulo de tutelas →Detección de cédula de alta precisión
Reconoce C.C., NIT, DNI y C.I. con puntos y guiones, y descarta teléfonos, radicados y fechas. Seis veces más documentos identificados.
Reportes por gestor
Indicadores en días hábiles, comparativa mensual y exportación a Excel, validados contra la base de datos.
Rol auditor y permisos de firma
Auditor de solo lectura, y permisos de firma y aprobación configurables por usuario.
Novedades dentro de la app
Aviso de cambios al iniciar sesión y changelog completo en Configuración → Acerca de.
Más rápido donde importa
Exportaciones y envíos corren en segundo plano; un Excel sale en menos de medio segundo.
Usted no tiene un problema de volumen.
Tiene un problema de visibilidad.
Su operación de PQRS probablemente funciona así: un buzón compartido, un Excel de seguimiento y personas responsables que hacen lo que pueden. Funciona, hasta el día en que deja de funcionar. Y ese día tiene consecuencias escritas en la ley:
Una tutela llega el viernes por la tarde
El término corre en días hábiles (1-3 días). Si nadie la ve hasta el martes, ya está en riesgo de incidente de desacato, con multa o arresto para el representante legal.
El juez pide informe y no se rinde a tiempo
Opera la presunción de veracidad: el juez da por ciertos los hechos del accionante sin su versión. El silencio de su entidad se vuelve prueba en su contra.
Un derecho de petición vence en 15 días hábiles
Respondido tarde o sin responder, el reclamo escala a tutela o a un requerimiento formal de la Superintendencia con su propio régimen sancionatorio.
Piden evidencia de que respondió
La respuesta está en el correo de alguien que ya no trabaja o está de vacaciones. Armar la prueba toma días. El plazo del juzgado, no.
Nada de esto pasa por negligencia. Pasa porque una bandeja compartida y un Excel no fueron diseñados para administrar plazos legales, con responsabilidad personal de por medio.
Diseñado para que el plazo legal
nunca dependa de que alguien revise el correo
Ningún correo entra sin radicarse
FlexPQR lee cada correo que llega a sus buzones actuales, lo clasifica en minutos, le asigna prioridad y lo radica. El caso existe en el sistema desde que existe en el buzón, no desde que alguien lo abre.
El plazo se calcula solo, según la norma
Ley 1755 de 2015, habeas data de la Ley 1581, regímenes sectoriales: la fecha límite de cada caso se calcula en días hábiles colombianos. La pregunta ¿cuántas PQRS tenemos y cuáles vencen esta semana? pasa de reunión a vistazo.
La IA redacta, su equipo firma
Para cada caso, la IA genera un borrador con las plantillas y el tono de su entidad, leyendo el correo y adjuntos. Una persona revisa, ajusta y aprueba confirmando con su contraseña: cada respuesta queda asociada a un aprobador identificado.
La evidencia se produce sola
Cada envío genera una constancia en PDF con traza de auditoría: qué se respondió, a quién, cuándo, con qué adjuntos, y quién lo aprobó. Cuando un juez pida prueba de gestión, la descarga toma minutos.
De correo entrante a respuesta firmada, en cuatro pasos
Conecte sus buzones
Outlook/Microsoft 365, Zoho o Gmail. Sus canales de entrada no cambian: ciudadanos y juzgados siguen escribiendo a las mismas direcciones. Sin migración de datos.
La IA clasifica y radica
Tipología, prioridad y detección de tutelas, en minutos. El caso queda radicado con su plazo legal en días hábiles.
Revise el borrador y apruebe
La IA prepara la respuesta con sus plantillas. La persona responsable revisa, edita y aprueba con su contraseña. Ninguna respuesta sale sin ese paso.
Envíe con constancia
La respuesta sale, la constancia en PDF queda en el expediente, los indicadores se actualizan. Documentado sin trabajo adicional.
Así se ve por dentro
La plataforma real, sin maquetas: bandeja radicada, semáforo de plazos y respuestas listas para firmar.
Una tutela no es un ticket
Una PQRS mal gestionada cuesta una sanción. Una tutela mal gestionada puede costar un incidente de desacato. Y el desacato tiene nombre propio: el del representante legal. Por eso FlexPQR les da un flujo aparte.
Semáforo de plazos — horas hábiles, calculado server-side, refrescado cada 5 minutos
Verde
En plazo
Amarillo
Atención
Naranja
Urgente
Rojo
Crítico
Negro
Riesgo de desacato
Detección automática
La IA identifica una acción de tutela aunque llegue al mismo buzón que todo lo demás y sin asunto que la anuncie — incluso cuando la envía directamente el juzgado.
Semáforo de plazos de 5 estados
Calculado en el servidor en horas hábiles y refrescado cada 5 minutos. Cualquiera del equipo ve de un vistazo qué se está quemando, sin depender de que alguien actualice una planilla.
El historial del demandante, al lado
FlexPQR vincula automáticamente los PQRs previos del mismo demandante: el contexto completo para rendir el informe está a un clic, no en la memoria de alguien.
Seguimiento de la rendición
Quién rindió el informe al juzgado y cuándo, con permiso de firma controlado. El ciclo completo, documentado.
Evidencia de gestión oportuna
Si el juzgado cuestiona, la constancia con traza de auditoría demuestra qué se respondió, cuándo y con qué contenido.
La tutela que antes dependía de que “alguien la viera” ahora depende de un sistema que no se va de vacaciones.
Ver el flujo de tutelas en una demoPreguntas frecuentes
Del “¿se nos pasó algo?”
al “está todo bajo control”.
El próximo derecho de petición ya está en camino. La próxima tutela, también. La diferencia entre un caso gestionado y un incidente de desacato puede ser un correo que nadie abrió a tiempo. FlexPQR existe para que esa diferencia no dependa de la suerte.
En 30 minutos le mostramos el flujo completo con un caso real, de correo entrante a constancia de envío. Usted decide con el sistema a la vista, no con una presentación.
Sin compromiso. Si FlexPQR no encaja con su operación, se lo decimos nosotros primero.